Forretningsorden - Statens Kunstfonds repræsentantskab

Møder

   § 1. Møder fastlægges for et år ad gangen.

   Stk. 2. Repræsentantskabslederen kan ud over de fastsatte møder indkalde til møde, når der skønnes behov for det.

   Stk. 3.  Repræsentantskabslederen skal endvidere indkalde til møde, når mindst fem medlemmer af repræsentantskabet anmoder om det.

   Stk. 4. Repræsentantskabslederen skal ligeledes indkalde til møde i repræsentantskabet, når fondens bestyrelse anmoder om det.

   § 2. Repræsentantskabslederen tilrettelægger repræsentantskabets arbejde, og aftaler sagernes fremlæggelse med sekretariatet.

   Stk. 2. Mødeindkaldelse med dagsorden skal udsendes med et varsel på mindst 10 hverdage. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes.

   Stk. 3. Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:

• Godkendelse af dagsorden
• Behandling af sager
• Eventuelt

   Stk. 4. Repræsentantskabsmedlemmer har ret til at få optaget et punkt på den kommende dagsorden, hvis sekretariatet har modtaget ønsket inden udsendelsen.

   Stk. 5. Repræsentantskabet kan under godkendelse af dagsorden beslutte at optage sager af hastende art.

   Stk. 6. Møder afholdes enten som fysiske møder eller digitale møder.

   § 3. Repræsentantskabslederen leder møderne.

   Stk. 2. I tilfælde af repræsentantskabslederens fravær på et møde, udpeger repræsentantskabet en mødeleder ved mødets start.

   § 4. Fondens bestyrelse inviteres til at deltage i møderne. Bestyrelsen deltager dog ikke i forbindelse med repræsentantskabets udpegning af udvalgsmedlemmer til Statens Kunstfond, jf. § 11.

   Stk. 2. Repræsentantskabslederen kan invitere relevante personer til at deltage i møderne, når det skønnes hensigtsmæssigt. Derudover er møderne lukkede for andre.

   § 5. Sekretariatet fører beslutningsreferat af møderne. Referatet godkendes af repræsentantskabslederen og udsendes til orientering til medlemmerne så vidt muligt senest to uger efter mødet. Referatet offentliggøres på fondens hjemmeside.

   Stk. 2. Medlemmer kan på mødet kræve afvigende meninger gengivet i referatet.

Tavshedspligt og inhabilitet

   § 6. Repræsentantskabets medlemmer er underlagt de til enhver tid gældende regler om tavshedspligt og habilitet, som fremgår af forvaltningsloven samt af Repræsentantskabets inhabilitetsprocedure. Dette betyder blandt andet,

1. at medlemmerne har tavshedspligt om følsomme oplysninger, de måtte få kendskab til under repræsentantskabets arbejde, og
2. at medlemmerne ikke må deltage i behandlinger og beslutninger omkring sager mv., som de kan have en personlig eller økonomisk interesse i, eller hvor der på anden måde kan opstå tvivl om deres habilitet.

   Stk. 2. Det påhviler det enkelte repræsentantskabsmedlem at informere repræsentantskabslederen, såfremt medlemmet mener, at medlemmet muligvis er inhabil i en konkret sag. I tilfælde af inhabilitet skal det inhabile medlem forlade mødet under repræsentantskabets behandling af den pågældende sag.

Beslutninger, generelt

   § 7. Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt ved simpelt flertal.

   § 8. Repræsentantskabet tilstræber enighed i dets afgørelser.

   Stk. 2. Er dette ikke muligt, træffes beslutninger med stemmeflertal. Ved stemmelighed er repræsentantskabslederens stemme afgørende.

   Stk. 3. Hvis repræsentantskabslederen skønner det hensigtsmæssigt, eller hvis mindst fem medlemmer anmoder om det, skal afstemninger gennemføres skriftligt.

   Stk. 4. Det er kun repræsentantskabets medlemmer, der har stemmeret.

   Stk. 5. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde ved det fysiske møde eller det digitale møde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

   § 9. Hvis der mellem planlagte møder opstår behov for repræsentantskabets afgørelse, kan repræsentantskabslederen beslutte, at sager af hastende karakter sendes til skriftlig høring eller afstemning hos repræsentantskabets medlemmer.

Procedure for udpegning af udvalgsmedlemmer til Statens Kunstfond

§. 10. Repræsentantskabet organiserer udpegning af udvalgsmedlemmer ved, at repræsentantskabet indledningsvis opdeles som valggrupper opdelt efter kunstart, der har til opgave at indstille kandidater til de respektive kunstfaglige udvalg i Kunstfonden.

  Stk. 1. Sekretariatet foreslår fordeling af repræsentantskabets medlemmer i valggrupperne. Repræsentantskabslederen indgår ikke i nogen valggruppe.

  Stk. 2. Hver valggruppe er ansvarlig for tilrettelæggelse af procedurer for udvælgelse af udvalgsmedlemskandidater.

  Stk. 3. Det er alene valggrupperne, der kan indstille kandidater til endelig udpegning af det samlede repræsentantskab.

  Stk. 4. Repræsentantskabet kan beslutte at indkalde interessetilkendegivelser, der kan indgå som supplement i de relevante valggruppers udvælgelse af udvalgsmedlemskandidater.

    § 11.  Valggruppernes indstillinger af udvalgsmedlemskandidater skal indsendes til sekretariatet senest tre uger før det planlagte møde, hvor udpegningen skal foregå, dog jf. § 13. Der kan i særlige tilfælde dispenseres for denne frist, når særlige forhold taler herfor.

   Stk. 2. De indstillede medlemskandidater skal, forud for at indstillingen indsendes, have givet tilsagn om at ville påtage sig hvervet som udvalgsmedlem.

   Stk. 3. Indstillinger skal afgives skriftligt, og skal som minimum indeholde

1) navn på den indstillede medlemskandidat,

2) kontaktinformation til medlemskandidaten,

3) navn på det udvalg som kandidaten indstilles som medlem til,

4) begrundelse for indstillingen,

5) navn på det repræsentantskabsmedlem (eller medlemmer i fællesskab), der afgiver indstillingen,

6) kortfattet CV for den indstillede medlemskandidat

   Stk. 4. Sekretariatet udsender alle indstillinger til repræsentantskabet senest 10 hverdage før det møde, hvor udpegningen skal foregå. Der kan i særlige tilfælde dispenseres for denne frist, når særlige forhold taler herfor, jf. stk. 1.

§ 12. Valghandlingen foregår på et møde i repræsentantskabet, dog jf. § 13, og indledes ved, at de valggrupper, der har indstillet medlemskandidater, mundtligt redegør for processen omkring udvælgelsen af de pågældende kandidater, herunder hvilke kriterier der ligger til grund for de enkelte indstillinger.

   Stk. 2. Repræsentantskabet beslutter herefter de endelige udpegninger ved skriftlig afstemning. Der afholdes en særskilt skriftlig afstemning for hvert af de udvalg, hvortil der skal udpeges medlemmer. Afstemninger foregår via stemmesedler, hvorpå de indstillede medlemskandidaters navne fremgår.

   Stk. 3. Ved stemmelighed er repræsentantskabslederens stemme afgørende.

   Stk. 4. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde ved det fysiske møde eller det digitale møde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

   § 13. Hvis der mellem planlagte møder opstår behov for repræsentantskabets udpegning af et nyt udvalgsmedlem, kan repræsentantskabslederen beslutte, at den pågældende udpegning skal foregå, uden at der indkaldes til møde i repræsentantskabet.  

   Stk. 2. I disse særlige tilfælde indledes proceduren for udpegningen ved, at sekretariatet skriftligt meddeler repræsentantskabet, at den relevante valggruppe til en nærmere angivet frist på minimum fire uger kan indstille kandidater til den ledige plads i det givne udvalg.

   Stk. 3. Repræsentantskabsmedlemmerne skal før indsendelse af indstillinger af medlemskandidater sikre sig, at de indstillede kandidater har givet tilsagn om at ville påtage sig hvervet som udvalgsmedlem.

   Stk. 4. Indstillinger skal afgives skriftligt, og skal som minimum indeholde

1) navn på den indstillede medlemskandidat,

2) kontaktinformation til medlemskandidaten,

3) navn på det udvalg som kandidaten indstilles som medlem til,

4) begrundelse for indstillingen,

5) navn på det repræsentantskabsmedlem (eller medlemmer i fællesskab), der afgiver indstillingen,

6) kortfattet CV for den indstillede medlemskandidat

7) kort redegørelse for processen omkring udvælgelsen af de pågældende kandidater, herunder hvilke kriterier der ligger til grund for indstillingen.

   Stk. 5. Sekretariatet udsender herefter samlet de indkomne indstillinger til repræsentantskabet med link til et afstemningsmodul, hvori selve afstemningen foregår. Der angives en frist for deltagelse i afstemningen på minimum 7 dage.

   Stk. 6. Afstemningen er kun gyldig, såfremt minimum halvdelen af repræsentantskabets medlemmer har afgivet deres stemme.

   Stk. 7. Ved stemmelighed er repræsentantskabslederens stemme afgørende.

Procedure for tildeling af hædersydelse til skabende kunstnere

   § 14. Når en hædersydelse bliver ledig, beder sekretariatet det relevante udvalg i Statens Kunstfond om at afgive en indstilling til repræsentantskabet om tildeling af den ledige ydelse.

   Stk. 2 Udvalgets begrundede indstilling udsendes af sekretariatet til repræsentantskabet senest 10 hverdage før det møde, hvor tildelingen skal foregå.

   § 15. Repræsentantskabets tildeling af hædersydelse foregår på et møde, ved at udvalgslederen for det indstillende udvalg, eller i tilfælde af udvalgslederens fravær et menigt medlem af udvalget, redegør for processen omkring udvalgets indstilling af den pågældende kunstner, herunder hvilke kriterier der lå til grund for indstillingen. Repræsentantskabet beslutter herefter ved skriftlig afstemning, om den indstillede kunstner skal tildeles hædersydelse.

   Stk. 2. Såfremt et flertal i repræsentantskabet stemmer imod udvalgets indstilling, jf. pkt. 1, bliver det pågældende udvalg bedt om at afgive en ny indstilling. Behandlingen af den nye indstilling foregår på førstkommende repræsentantskabsmøde efter samme procedure, som fremgår af § 13, stk. 2 og § 14, stk. 1 og 2.

   Stk. 3. Ved stemmelighed er repræsentantskabslederens stemme afgørende.

   Stk. 4. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde ved det fysiske møde eller det digitale møde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Ændring af forretningsordenen

   § 16. Ændring af forretningsorden kan kun besluttes, hvis forslag derom er udsendt 10 hverdage inden et indkaldt repræsentantskabsmøde.

   Stk. 2. Vedtagne ændringer af forretningsorden træder først i kraft på næste møde efter det repræsentantskabsmøde, hvor ændringerne er vedtaget.